Corporate Meeting & Annual Conference
Konsep dan tujuan acara
PMI membantu mengelola kebutuhan meeting dan conference mulai dari agenda, peserta, venue, registrasi, materi, AV, stage management, hingga dokumentasi. Fokusnya adalah memastikan alur informasi, kebutuhan pembicara, dan pengalaman peserta berjalan konsisten sesuai tujuan pertemuan.
Cakupan pengelolaan event
- Agenda, registrasi, dan participant management
- Venue, AV, stage, dan kebutuhan teknis
- Speaker coordination, materi, dan run of show
- Notulensi, dokumentasi, dan reporting sesuai scope
Format dan contoh alur acara
registration → opening → management/leadership sessions → plenary atau breakout → break/networking → keputusan atau summary session → closing → documentation dan follow-up.
Tahapan kerja EO
Menetapkan tujuan meeting, peserta, agenda utama, pembicara, kebutuhan keputusan, format, lokasi, dan anggaran.
Menyusun kebutuhan ruang, seating, AV, registrasi, breakout, konsumsi, akses peserta, dan material meeting.
Finalisasi rundown, script, cue, materi pembicara, stage flow, technical check, dan rehearsal bila diperlukan.
Koordinasi hari pelaksanaan, participant support, documentation, notulensi atau output lain sesuai scope, dan evaluasi.
Informasi yang perlu disampaikan saat meminta proposal
Tujuan meeting/conference, agenda awal, jumlah peserta, profil peserta, pembicara, lokasi, tanggal, format onsite/hybrid, kebutuhan breakout, AV, registrasi, konsumsi, dokumentasi, notulensi, dan kisaran anggaran.
Pertanyaan umum
Apakah PMI dapat menangani meeting yang memiliki beberapa breakout room?
Bisa jika kebutuhan room, kapasitas, agenda, moderator, AV, signage, dan perpindahan peserta ditetapkan sejak planning.
Apakah notulensi dan dokumentasi dapat dimasukkan ke scope?
Bisa. Format notulensi, dokumentasi foto/video, serta penggunaan material perlu disepakati sebelum acara.
Bisakah acara dibuat hybrid untuk peserta remote?
Bisa apabila kebutuhan platform, streaming, interaksi, keamanan akses, dan technical support dimasukkan dalam perencanaan.