Hybrid & Virtual Corporate Events
Konsep dan tujuan acara
PMI membantu perusahaan merancang pengalaman event yang konsisten untuk peserta di lokasi maupun jarak jauh. Ruang lingkup dapat mencakup platform meeting, streaming, registration, remote speaker support, Q&A, recording, moderator support, dan technical rehearsal sesuai kebutuhan acara.
Cakupan pengelolaan event
- Platform meeting/streaming dan akses peserta
- Remote speaker, moderator, Q&A, dan engagement
- Technical rehearsal, show calling, dan contingency plan
- Recording, dokumentasi, serta pengelolaan akses sesuai scope
Format dan contoh alur acara
registration/access check → technical standby → opening → main session/panel → remote Q&A atau interaction → break → session lanjutan → closing → recording/documentation handover sesuai scope.
Tahapan kerja EO
Menetapkan tujuan acara, jumlah peserta onsite/remote, platform, lokasi, speaker, akses, kebutuhan interaksi, dan aturan recording.
Menyusun participant journey, login/access, cue, remote speaker flow, moderator support, visual source, serta kebutuhan streaming.
Menjalankan technical check, rehearsal pembicara, audio/video test, backup communication, dan rencana penanganan gangguan.
Mengelola technical operation sesuai scope, koordinasi speaker/moderator, recording bila disetujui, dan evaluasi pasca-acara.
Informasi yang perlu disampaikan saat meminta proposal
Tujuan event, jumlah peserta onsite/remote, platform yang digunakan, lokasi, agenda, speaker, format Q&A, kebutuhan streaming, recording, akses peserta, bahasa, kebutuhan moderator, dan kebijakan privasi/recording perusahaan.
Pertanyaan umum
Apakah hybrid event harus menggunakan platform tertentu?
Tidak. Platform dipilih berdasarkan jumlah peserta, kebutuhan interaksi, kebijakan IT perusahaan, fitur yang dibutuhkan, dan kesiapan teknis.
Apakah sesi dapat direkam?
Bisa jika recording termasuk scope dan telah memperoleh persetujuan yang diperlukan dari perusahaan serta pihak yang direkam.
Bagaimana jika pembicara mengikuti acara dari lokasi berbeda?
Remote speaker dapat diakomodasi melalui technical check dan rehearsal. Kualitas koneksi, perangkat, dan backup communication perlu dikonfirmasi sebelum acara.